EXPEDIENTE

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EXPEDIENTE

EXPEDIENTE

PIEZA FUNDAMENTAL DEL ARCHIVO EN UNA EMPRESA.

El expediente personal es aquel que organiza y documenta su identidad y toda la información laboral necesaria como recibos, documentos, registros, trayectoria, capacidades, conocimientos y logros; mismo que debe conservarse al menos durante 10 años (para efectos fiscales) posteriores a su separación.

El expediente es la herramienta medular para COMPROBAR LAS VERDADERAS CONDICIONES laborales para hacer frente a una posible auditoria, juicio ante las Juntas de Conciliación y Arbitraje o cualquier otro requerimiento ante diversas autoridades.

Así las cosas, es fundamental tener en orden toda la documentación requerida ante la obligación que tiene el patrón de conservar los documentos derivados de las relaciones laborales ante un juicio, como lo especifica el artículo 784 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) que a la letra expone:

“Artículo  784. La junta eximirá de la carga de la prueba el trabajador, cuando por medio este es posibilidad de llegar al conocimiento de los hechos, y para tal efecto requerirá al patrón para que exhiba los documentos que, de acuerdo con las leyes, tiene la obligación legal de conservar en la empresa, bajo apercibimiento de que no presentarlos, se presumirán ciertos de los hechos alegados por el trabajador. En todo caso corresponderá al patrón probar su dicho cuando existan controversia sobre:

I Fecha del ingreso del trabajador;

II Antigüedad del trabajador;

III Faltas de asistencia del trabajador; 

IV Causas de rescisión de la relación de trabajo;

V Terminación de la relación o contrato de trabajo para obra o tiempo determinado, en los términos del artículo 37 fracción I y 53 fracción III de esta Ley;

VI Constancia de haber dado aviso por escrito al trabajador o a la junta de conciliación y Arbitraje de la fecha y la causa de su despido;

VII El contrato de trabajo;

VIII Jornada de trabajo ordinaria y extraordinaria, cuando esta no exceda de nueve horas semanales;

IX Pagos de día de descanso y obligatorios, así como el aguinaldo;

X Disfrute y pago de vacaciones;

XI Pago de las primas dominical, vacacional y de antigüedad;

XII Monto y pago del salario;

XIII Pago de la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas; y

XIV Incorporación y aportación al Fondo Nacional de la Vivienda;

El momento idóneo para iniciar el expediente es, precisamente, en la contratación pues es ahí cuando la organización  (a través de personal destinado a dicho encargo) debe enfocarse en integrar de forma adecuada los documentos importantes y básicos, mismos que se precisan a continuación en dos secciones:

Corresponde al trabajador entregar los documentos personales y que demuestran su identidad, como:

  • Acta de nacimiento y acta de matrimonio (en su caso) en original.
  • Clave Única de Registro de Población (CURP) en original.
  • Constancia de inscripción ante el Instituto Mexicano de Seguro Social (IMSS) para constatar el número de afiliación. En caso de ser su primer trabajo el trabajador debe acudir a solicitar su número de seguridad social ante la delegación del IMSS que le corresponda de acuerdo a su domicilio.
  • Comprobante de domicilio actualizado y en original.
  • Carta de recomendación. De tres personas que sean familiares, que contenga teléfono y domicilio de la persona que recomienda.
  • Solicitud de empleo. Documento importante de donde se desprende trabajos anteriores, la relación de su separación, información personal, referencias, grado de estudios, situación económica; en fin, un historial breve de sus capacidades, aptitudes y conocimientos.
  • Copia de identificación oficial. Documento de identidad.
  • Comprobante de estudios o, en su caso, copia de cedula profesional. Medio de confirmación de que cuenta con el nivel académico que se requiere.
  • Currículo vitae. Señala de forma profesional y especifica las capacidades, aptitudes y logros profesionales, así como antecedentes escolares, laborales y reconocimientos profesionales.

Es obligatorio de la empresa (durante la relación laboral) elaborar y conservar desde el inicio de la relación laboral, y durante el trascurso de la misma hasta su terminación, lo siguiente:

  • Elaboración y firma de contrato individual de trabajo con la perfecta descripción de las condiciones generales incluyendo, por supuesto, las recientes reformas al artículo 25 de la LFT.
  • Constancia de alta ante el IMSS con fecha de ingreso del trabajador a las empresas.
  • Recibos de nómina, ya sean semanales o quincenales firmados por el trabajador.
  • Constancias de pago de aguinaldo firmado por el trabajador.
  • Recibo de pago de prima vacacional firmado por el trabajador.
  • Constancia de vacaciones disfrutadas por el trabajador con su firma.
  • Incapacidades expedidas por el IMSS.
  • Relación de movimientos operados mediante el IDSE, tales como modificaciones al salario.
  • Control de incidencias (faltas, permisos, incapacidades)
  • Constancia de pago de participación de los trabajadores en las utilidades de la empresa (PTU).
  • Tarjetas y/o listas de asistencia firmadas por el trabajador.
  • En su caso, recibos de pago de bonos comisiones, vales de despensa, gasolina, viáticos, entre otros que de acuerdo con la categoría y/o a las condiciones laborales pactadas se obligue el patrón a cubrirle al trabajador (prestaciones extralegales).
  • Acta administrativa que durante la relación laboral intervenga el trabajador, con firma autógrafa.
  • Renuncia y finiquito firmado y dactilado por el trabajador, así como la póliza y/o recibo de pago que avale el finiquito de sus prestaciones.

Se considera que para la debida integración del expediente del personal es indispensable realizar una lista de verificación de los documentos que debe contener y que dicho formato se encuentre en cada uno de los expedientes para su control eficiente, además cumplir cabalmente con ellos del seguimiento necesario.

El departamento de Recursos humanos o el personal que se destine para tal encargo deberán revisar y, en su caso, actualizar los datos constantetemente ya que con el tiempo sufren variaciones desde el estado civil, domicilio hasta el ascenso de categoría, salario entre otros factores que cambian por naturaleza.

Se recomienda, entonces, la debida integración de los expedientes del personal de una organización, ubicándolos en un lugar seguro dentro de la empresa, seccionado por áreas y en el departamento adecuado, con alta supervisión y bajo lleve, pues el descuido y/o extravió de alguno puede causar elevados gastos monetarios. 

 

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